Paimion ja Sauvon varhaiskasvatuksessa otettiin tänä syksynä käyttöön koulumaailmasta tutun Wilma-järjestelmän varhaiskasvatusosion. Wilma toimii monissa kunnissa viestintäkanavana, mutta täällä se on paljon muutakin: Wilman kautta haetaan esimerkiksi varhaiskasvatuspaikkaa ja tehdään sijoituspäätökset, ilmoitetaan lasten hoitoajat ja hoidetaan laskutus.
– Se, mitä aiemmin on tehty paperilla, tehdään nyt sähköisesti. Paljon paperityötä jää pois, Paimion opetuspäällikkö Hilkka Koret iloitsee.
Sähköisiin järjestelmiin siirtyminen on Paimion ja Sauvon yhteinen digihanke, johon kunnat ovat saaneet 125 000 euron valtionavustuksen.
Uusi Wilma varhaiskasvatus -järjestelmä on käytössä vasta noin kymmenessä kunnassa. Paimio on järjestelmää käyttävistä kunnista suurin ja täällä on päästy kehittäjän rooliin. Sen ansiosta esimerkiksi vanhemmilta tulevia parannusehdotuksia on pystytty ottamaan huomioon.
– Tämä on iso ero aiempaan. Tässä ei ole otettu käyttöön valmista ohjelmaa, vaan on lähdetty tietoisesti rakentamaan meidän tarpeisiimme sopivaa järjestelmää. Yleensähän järjestelmät ovat sellaisia kuin ovat, ja jos niihin haluaa muutoksia, pitää ostaa kallis lisäosa, Koret kuvailee.
Apuna työvuorosuunnittelussa
Perheille uuden järjestelmän käyttöön ottaminen on näkynyt muun muassa niin, että jokaiselle lapselle jouduttiin hakemaan varhaiskasvatuspaikkaa uudestaan, jotta hakemukset ja sijoituspäätökset saatiin siirrettyä uuteen järjestelmään. Varhaiskasvatuksen laskutuksessa on ollut viiveitä, mikä on johtunut osittain uuden järjestelmän käyttöönotosta.
– Vanhemmille suuri kiitos kärsivällisyydestä! Uusien käytäntöjen opettelu vaatii aina aikaa, eikä kaikki ole sujunut ongelmitta, Sauvon varhaiskasvatuksen päällikkö Hanna-Leena Heinonen myöntää.
Puolitoista vuotta kestänyt kehittämishanke on ollut työläs, mutta varhaiskasvatuksessa uskotaan, että vaivannäkö palkitaan. Tapiolan päiväkodin varajohtaja Jenna Aittala kertoo, että hyötyjä on nähtävissä jo nyt.
– Sähköinen järjestelmä on helpottanut työvuorosuunnittelua, koska päiväkodin johtajalla on koko ajan reaaliaikainen tieto, montako lasta kussakin ryhmässä on paikalla. Jos huomataan, että tässä ryhmässä lapset tulevat hoitoon tosi aikaisin, on pystytty resursoimaan enemmän työvoimaa aamuihin, Aittala konkretisoi.
– Sauvossa järjestelmä on ollut etenkin aamuvuorojen suunnittelussa todella hyvä apuvälin, Heinonen myötäilee.
Järjestelmästä on ollut konkreettista apua myös silloin, kun päiväkodeissa on tullut ilmi koronatartuntoja. Päiväkodin johtaja on pystynyt katsomaan suoraan Wilmasta, keitä lapsia ryhmässä on ollut tuolloin paikalla ja informoimaan altistuneita.
– Aiemmin tiedot ovat olleet vain paperille listattuina, eikä papereita saa tietoturvasyistä ottaa kotiin mukaan. Päiväkodin johtaja on joutunut esimerkiksi kesken viikonlopun menemään työpaikalle katsomaan, keitä silloin on ollut hoidossa, Koret vertaa.
Paperityö vähenee
Yksi suuri hyöty on myös paperityön väheneminen, mikä näkyy esimerkiksi laskutuksessa. Aiemmin läsnä- ja poissaolotunnit kirjattiin käsin paperille ja laskut tehtiin niiden pohjalta.
Nyt vanhemmat ilmoittavat hoitotunnit sähköisesti ja työntekijät leimaavat, milloin lapsi on tuotu hoitoon ja haettu pois. Tiedot siirtyvät automaattisesti laskutukseen ja ohjelma tekee laskun tietojen pohjalta. Työaikaa säästyy ja inhimillisten virheiden mahdollisuus vähenee, kun kirjauksia ei tehdä enää käsin.
Toistaiseksi huoltajien tuloselvitys joudutaan tekemään vielä paperilomakkeella, mutta toimintaa kehitetään Paimion tvt-koordinaattorin Valtteri Mularin mukaan tältä osin. Tavoitteena on, että huoltajat saisivat jatkossa tehtyä tuloselvityksen paperilomakkeen sijasta Wilmaan ja tulojen tarkistus voisi tapahtua huoltajien suostumuksella pääsääntöisesti tulorekisteristä.
Vanhempien näkökulmasta järjestelmän etuna on tiedonkulun nopeutuminen. Esimerkiksi tieto varhaiskasvatuspaikasta tulee Wilmaan heti, kun päätös on tehty.
– Ei tarvitse enää jännittää, tuleeko posti perille ja miten nopeasti, Koret huomauttaa.
